【何についての質問】
取引先に立替金を支払わせたい

【登場人物整理】
私、スタッフ(取引先従業員)、取引先社員
私以外は全て取引先の人間です

【いつ・何処で】
数日前

【何をされた・何をした】
スタッフが販売した商品が間違えていると客から連絡がありました。取引先に確認後、客に連絡をし正しい商品を送り、間違えた商品を代引で返送するよう連絡をしました。
(１)正しい商品が当店には無く、系列店にあったので品目振替で在庫移動をお願いしました。系列店のミスで代引で送られてきたのでスタッフが立て替えたと事でした。
(２)商品が届いて客に連絡をした日に取引先社員が不在で詳しい配送方法を聞く事ができなかったので、翌日出勤のスタッフに取引先から配送料が出ると思うので、やり方を聞き配送するように指示をしました。
スタッフが立て替えた(１)のお金を私が立て替えるのと、どういう処理方法になるのかわからない為、また一万円札しかなかったのでそれを置いていきました。
翌日スタッフが勘違いをしたそうで、取引先社員に確認せず私のお金で配送しました。その後社員に請求したところ、やり方が違うので支払えないと言われたそうです。
また代引で戻ってきた時の支払い方法についても確認していないようです。

(１)についてスタッフに対し、社員に確認するよう伝えましたができなかったとの事なのでまだ請求していません。
(２)について私の上司に確認した所、取引先が支払うべきものなので当社での経費にはできないとの事でした。

【何をしたい】
明日以降取引先社員と交渉します。
取引先が支払いを拒否した場合どうすればよいのでしょうか？どう考えても私が支払うものではないと思います。
私が立て替えたお金をスタッフに請求してよいものでしょうか？

よろしくお願いいたします