このサイト、一部書類の記述が古い？とこもあるけど
契約書から事前確認書返送までの流れが全部参考画像付で揃っててすごく参考になります
http://www.geocities.co.jp/HeartLand/4063/import/cites_ii_intro.html

こっちはサイテス該当種じゃない生体の流れだけど個人輸入のフローの参考になります。
英文メールの具体例も載ってるし。
http://www.geocities.co.jp/HeartLand/4063/import/import_way.html