名簿登録者が13人、期限付き登録者が5人だとしてABCDE区で15の枠があったとする

第1週目の頭に
A、B、C区にそれぞれ3人ずつ分の
D、E区にそれぞれ2人ずつ分の
名簿登録者カードが配られる
この時点で正規のカードが配り終わるため、第2週目にはDE区に期限付き登録者のカードが配られることが決まる
第1週目にの末にA区から1枚のカード(採用辞退者のカード)が返される
この段階で残りの期限付き要員のカードがA区に配られる

実際はもっと複雑だが簡単に言うとこんな感じ
カードを配るタイミングや返却タイミングは市区町村によって異なるし、人事部としても1番忙しい仕事をこなしてる中で手間を増やしてまで1度断った人間をわざわざ優先する義理はないからな